Um projecto pode ser definido como um empreendimento que envolve a conclusão de tarefas para atingir um objectivo com um conjunto limitado de recursos e um cronograma finito. Com base nesta definição, fica claro que a maioria das empresas, organizações sem fins lucrativos, governos e outros tipos de organizações executam algum tipo de projecto e portanto, precisam implementar um processo de gestão de projectos.
O que é a Gestão de projectos?
A Gestão de projectos é um processo que permite aos gestores de projectos planear, executar, acompanhar e concluir projectos com a ajuda de uma equipa de projecto. Para fazer isso, eles devem usar princípios, habilidades, metodologias e ferramentas de gestão de projectos para liderar os membros da equipa em cada uma das etapas da gestão de projectos, conhecidas como ciclo de vida do projecto.
No entanto, a gestão de projectos não pode ser definido em um parágrafo. O PORTAL PMO ANGOLA, aqui vai abordar os conceitos básicos que você precisa saber para entender o que é gestão de projectos, as etapas do processo da gestão de projectos, os diferentes tipos de abordagens da gestão de projectos e as ferramentas que você pode usar para gerir projectos.
Além disso, você precisará de um software de gestão de projectos para planear, executar e acompanhar projectos.
A gestão de projectos está intimamente relacionado a outras disciplinas, incluindo gestão de programas e gestão de portfólio. No entanto, embora sejam semelhantes, não são exatamente iguais. Veja como eles diferem.
Qual é a diferença entre gestão de projectos e gestão de programas?
A gestão de programas utiliza os mesmos princípios e técnicas da gestão de projectos, mas como o próprio nome sugere, consiste na gestão de programas em vez de projectos . Os programas são um grupo de projectos relacionados executados simultaneamente para aproveitar ao máximo os recursos disponíveis de uma organização, o que apresenta desafios únicos para os profissionais de gestão de projectos.
Qual é a diferença entre gestão de projectos e gestão de portfólio de projectos?
A principal diferença entre gestão de projectos e gestão de portfólio de projectos é que este último se concentra na priorização de projectos com base nos objetivos de negócios e nas metas estratégicas de uma organização.
Agora, vamos revisar a história do gestão de projectos e explicar sua importância para organizações de qualquer setor.
História do gestão de projectos
O gestão de projectos como o conhecemos hoje começou a tomar forma aproximadamente na década de 1950, quando foram criadas ferramentas e técnicas fundamentais de gestão de projectos, como o método do caminho crítico (CPM), a estrutura analítica do trabalho (EAP) e a técnica de avaliação e revisão de programas (PERT). .
No entanto, as origens do gestão de projectos remontam a 1896, quando Karol Adamiecki criou o harmonizagrama, que serviu de inspiração para o gráfico de Gantt , que foi criado mais tarde em 1910 por Henry Gantt e continua sendo uma das ferramentas de gestão de projectos mais importantes da atualidade. As origens do gestão de projectos estão intimamente relacionadas à construção, engenharia, gestão científica e até mesmo à pesquisa militar.
Agora que definimos o que é gestão de projectos e de onde ele veio, vamos analisar como ele pode ser implementado pelas organizações, analisando as etapas do gestão de projectos.
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Por que o gestão de projectos é importante?
Em suma, o gestão de projectos é importante porque ajuda as organizações a controlar todas as partes móveis dos projectos para levá-los à conclusão bem-sucedida. Essas partes móveis são conhecidas como áreas de gestão de projectos, que são aspectos-chave do projecto que devem ser supervisionados à medida que os projectos avançam.
Quais são as áreas de gestão de projectos?
Aqui está uma definição rápida de cada uma das 10 áreas de conhecimento em gestão de projectos, definidas pela primeira vez pelo Project Management Institute (PMI) em seu Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
- Gestão de escopo : Gerenciar o escopo de um projecto, que se refere às tarefas, entregas e marcos que devem ser entregues.
- Gestão de cronograma : criação de um cronograma de projecto e definição de diretrizes sobre como ele será monitorado e mantido.
- Gestão de custos : estimar os custos do projecto para criar um orçamento que será monitorado durante todo o projecto.
- Gestão da qualidade : Garantir que as entregas do projecto atendam aos padrões de qualidade.
- Gestão de recursos : aquisição, alocação e rastreamento de recursos do projecto, como mão de obra, materiais e equipamentos.
- Gestão da comunicação : Definição de diretrizes de comunicação para equipas de projecto e partes interessadas.
- Gestão de riscos : Identificando, avaliando e prevenindo ou mitigando riscos em seu projecto.
- Gestão de compras : aquisição de recursos do projecto e manutenção de relacionamentos com vendedores e fornecedores.
- Gestão das partes interessadas : Identificar as partes interessadas do projecto e gerenciá-las com base em suas expectativas e influência sobre os projectos.
- Gestão de integração : Criação de uma estrutura que ajuda as equipas de projecto a trabalharem melhor juntas.
Essas áreas de conhecimento de gestão de projectos precisam ser gerenciadas durante cada etapa do processo de gestão de projectos.
Quais são as 5 etapas do processo de gestão de projectos?
O processo de gestão de projectos consiste em cinco etapas ou fases pelas quais todos os projectos devem passar: iniciação, planeamento, execução, monitoramento e controlo e encerramento. Essas fases de gestão de projectos também são conhecidas como grupos de processos, ciclo de gestão de projectos ou ciclo de vida do projecto . Vamos revisar cada uma dessas etapas.
1. Iniciação do Projecto
Esta é a fase inicial onde o gestor do projecto deve provar que o projecto tem valor e é viável através de uma série de documentos de gestão de projectos . Aqui estão os mais importantes:
- Caso de negócio : Um caso de negócio justifica a necessidade do projecto, os objectivos do projecto e o retorno do investimento.
- Estudo de viabilidade : Um estudo de viabilidade prova que o projecto pode ser executado dentro de um prazo e custo razoáveis.
- Termo de abertura do projecto : um termo de abertura do projecto transmite o que o projecto irá entregar.
Assim que o projecto for aprovado, o gestor do projecto deve montar uma equipa de projecto e montar um escritório de gestão de projectos. A fase de iniciação do projecto termina com uma reunião inicial, que é quando os objetivos e o escopo do projecto são definidos.
2. Planeamento do Projecto
O objetivo da fase de planeamento do projecto é a criação do plano do projecto, um documento abrangente do projecto que explica detalhadamente como o projecto será executado. Aqui está uma rápida visão geral das seções mais importantes de um plano de projecto.
- Cronograma do projecto : O cronograma do projecto define um cronograma para a execução das tarefas e alocação de recursos.
- Orçamento do projecto : Um orçamento do projecto é a soma de todos os custos estimados do projecto.
- Plano de gestão do escopo : explica como o escopo do seu projecto será rastreado ao longo do projecto.
- Plano de gestão de riscos : explica os riscos que podem afectar o projecto, juntamente com estratégias para mitigá-los.
- Plano de gestão de recursos : Descreve como seus recursos serão obtidos, alocados e gerenciados durante o projecto.
- Plano de gestão das partes interessadas : Identifica todas as partes interessadas do projecto e as diretrizes para gerenciá-las.
Os gestores de projecto geralmente traçam seu plano de projecto usando o software gráfico de Gantt , que fornece uma representação visual de todo o cronograma e escopo do projecto. Alguns gráficos de Gantt identificam automaticamente as atividades do caminho crítico.
3. Execução do Projecto
A terceira fase do gestão do projecto é a execução do projecto, que é quando o plano do projecto é executado para atender às metas e objectivos do projecto.
A fase de execução do projecto é quando os gestores de projecto precisam supervisionar as áreas de conhecimento de gestão de projectos à medida que o projecto avança em direção à fase de monitoramento e controlo.
Ao longo do caminho, o gestor de projecto irá realocar recursos ou ajustar o tempo e o escopo conforme necessário para manter a equipa trabalhando. Além disso, identificarão e mitigarão riscos, lidarão com problemas e incorporarão quaisquer alterações.
4. Monitoramento e Controlo de Projectos
A quarta fase de gestão do projecto, monitoramento e controlo do projecto, ocorre simultaneamente à fase de execução do projecto. Envolve monitorar o progresso das actividades de execução do projecto para garantir que a equipa do projecto cumpra o cronograma e o orçamento. Procedimentos de controlo de qualidade são aplicados para garantir a garantia de qualidade.
Os relatórios também são uma parte crítica desta fase de gestão de projectos. Primeiro, permite que os gestors de projecto acompanhem o progresso e, segundo, fornece dados às partes interessadas durante as apresentações para mantê-las informadas. Existem muitos relatórios de gestão de projectos , como status do projecto, planilhas de horas, carga de trabalho, relatórios de alocação e despesas.
5. Encerramento do Projecto
A quinta fase do gestão do projecto é o encerramento do projecto, na qual as entregas finais do projecto são apresentadas às partes interessadas. Depois de aprovado, os recursos são liberados, a documentação é finalizada e tudo assinado.
Agora que aprendemos sobre o ciclo de vida do gestão de projectos, vejamos algumas abordagens de gestão de projectos.
Que tipos de gestão de projectos existem?
Ao longo dos anos, muitas metodologias de gestão de projectos foram desenvolvidas para se ajustar às necessidades de diferentes sectores. Alguns desses tipos ou abordagens de gestão de projectos também funcionam melhor para projectos de determinados tamanhos e níveis de complexidade.
O POTAL PMO ANGOLA, vai trazer as principais metodologias de gestão de projectos na próxima semana.